תהליך הגיוס

תהליך גיוס נכון של עובד המתאים לתפקיד מסוים לכל עסק מתחיל קודם כל בהגדרת התפקיד שהיא חייבת להיות מדויקת ומלאה. המעסיק מגדיר את הצורך ואת המדיניות. מנהל הגיוס או העובד האחראי על הגיוס בחברה והשמה בחברה הופך את דרישת המנכ"ל לברת ביצוע. לרוב הדרישות יכללו בתוכם את המידע הבא:

1. מהות התפקיד/משרה – כותרת ופרטי משנה.

2. כישורים הכרחיים: השכלה, ניסיון קודם וכד'.

3. מיקום בארגון – סדר היררכי של המרה בארגון, למי הוא כפוף ואת מי הוא מנהל..

4. דרכי התקשרות עם גורמים חיצוניים ופנימיים – בתוך הארגון – אל הממונים והעובדים תחתיו, ומחוץ לארגון – אל גורמים חיצוניים שהוא חייב להיות בקשר עמם.

5. תנאי העסקה, כולל: שכר, שעות עבודה, זכויות ותמריצים, כיסוי הוצאות הכרוכות בביצוע התפקיד כגון: רכב, פלאפון וכדומה.

6. התוצאות שהנהלת הארגון מצפה לקבל מהעובד. המטרה היא להיות ספציפי וממוקד עד כמה שניתן. חוסר בהירות היא מחלה שצריך להימנע ממנה על מנת שלא יוצר חוסר וודאות בהמשך.

7. האמצעים העומדים בפני העובד על מנת שישיג את מטרותיו.

8. מסלול ההכשרה שעל העובד לעבור על מנת שיוכל לבצע את תפקידו על הצד הטוב ביותר.

המפרט עבודה  חייב להיות כתוב וברור והוא יוענק לעובד מייד עם הגעתו לעבודה. מומלץ להגיע למצב שהמפרט יהיה ברור ונהיר עד כדי כך שהעובד לא יבקש הסבר נוסף. ולאחר קריאתו והבנתו יוכל העובד להתחיל מייד בעבודה.

מפרט  מדויק העומד לרשות מגייס העובדים של  החברה מאפשר לו לסדר בצורה נכונה את החיפוש אחר העובד המתאים לתפקיד, לבנות נכון את מודעת הדרושים ולדעת מה לחפש בקורות החיים שיגיעו. לעיתים קרובות יש רצון לדחות את כתיבת ההגדרה המדויקת של מפרט התפקיד ובמיוחד לתפקידים זוטרים יותר. אם לא נבין. מראש שהתפקיד הוא זוטר והשכר המוצע הוא בהתאם לכך, – נבזבז את זמננו היקר על ראיונות סרק עם אנשים מוכשרים ובעלי ניסיון שהמשרה מראש אינה מתאימה לכישוריהם, ונהפוך הוא כאשר מדובר בתפקיד ניהולי.

אתר "דרושים"

פרסום מודעת דרושים לא חייב להכליל בתוכו הוצאת סכומי כסף עצומים על ידי ניסוח מודעה גדולה וצבעונית. מודעת מילים פשוטה וברורה המנוסחת היטב אמורה להספיק לרוב המקרים. שכשהמגייס מחפש עובדים למשרה בכירה או גיוס כמות גדולה של עובדים לעסק חדש – לרוב נפרסם מודעה גדולה יותר, וגם אז – רצוי לא להפריז. יש לזכור כי הפרסום באתרי דרושים באינטרנט – עובד! אם מפרסמים מודעה בעיתונות המודפסת יש לזכור לדרוש שיפרסמו אותה גם באתר האינטרנט,לרוב פרסום באינטרנט יספיק כדי למצוא עובד חדש. לדוגמה אתר דרושים Alljobs.co.il ממילא סורק את כל מודעות הדרושים המתפרסמות בכל העיתונות הכתובה ובכל אתרי האינטרנט הקיימים ברשת. אז כמובן שאין סיבה לפרסם במקום אחר.

מודעת הדרושים חייבת להכיל בתוכה את המידע הבא.

- מידע על העסק המפרסם את המשרה. רצוי מאוד לפרסם את שם העסק ותחום עיסוקו
ולא רק את פרטי המשרה

- הגדרת התפקיד של המשרה המבוקשת.

- דרישות התפקיד.

- פרטי יצירת קשר.

במודעת הדרושים רצוי להתחיל  בהגדרת התפקיד באופן בולט ויצירתי, ולאחר מכן להוסיף את פרטי המידע האחרים.

קורות חיים

כמובן שגם קורות חיים הם הדרך הראשונית והטובה ביותר לבדוק האם העובד מתאים להגדרות המשרה שיצרת. במידה והם כתובים נכון קורות החיים הם המסמך שמאפשר לקבל התרשמות ראשונית על המועמד וביצוע סינון ראשוני של עובדים שעל פניו אינם מתאימים. לפעמים פרט קטן וחשוב כגון מקום מגורים מרוחק וגיל צעיר מידי או נתונים חשובים כמו חוסר ניסיון מתאים והעדר וותק בתפקיד דומה יכול הסיר את המועמדות של מחפש העבודה לאלתר.

לאחר שסיננו את קורות החיים שאינם מתאימים לדרישות התפקיד אנו מבצעים הערכה מחודשת. כאן אנו מתמקדים בצורת הניסוח של פרק הניסיון התעסוקתי. הדרישה הבסיסית היא שתאור הניסיון הקודם יהיה רציף מבחינה כרונולוגית ללא הפסקות ממושכות שאינן מוסברות בסיבה הגיונית (כגון: נסיעה לחו"ל או לימודים).

לאחר מכן, מעניין אותנו לראות את הסיבות להחלפת מקום עבודה בעבר ואת הסיבה לרצון להתקבל למשרה חדשה בהווה. בניגוד לרוב השיטות הנהגות בתהליך גיוס והשמה של עובדים – אנו נעדיף עובדים הכותבים כסיבה את הרצון שלהם להתקדם בקריירה, על פני עובדים שפוטרו, גם אם סיבת הפיטורין לא הייתה תלויה בהם אישית (כגון סגירת העסק הקודם, פיטורין עקב צמצומים וכד'). הרצון להתקדם בהיררכיה, התחושה שעובד מיצה את עצמו במקום עבודה מסוים מצביעים על אדם שמוכן לשלוט על עתידו ולקחת עליו אחריות מלאה, וזאת בניגוד לעובדים אחרים הנוהגים לתת לגורמים שאינם בשליטתם להכתיב להם את מהלך חייהם ולחכות שאנשים אחרים יכתיבו להם את הדרך בקריירה. אנו נעדיף עובדים עם תכונות של חדשנות ויזמות ועם הרגלים של קבלת אחריות גם למשרות הזוטרות ביותר. לדוגמא:

מזכירה – אדמיניסטרציה: תהיה מסוגלת להחליט ולהעביר לממונה עליה שיחות טלפון שלא בלוח זמנים באמצע פגישות חשובות רק משום שהמטלפן היה תקיף מספיק בדרישותיו. או תתרץ בסיבות שונות, ולרוב לא נכונות, את העובדה שלא סיימה להקליד חומר מסוים במקום לסיים את ההקלדה גם אם זה יחייב אותה להישאר במשרד זמן מה לאחר שעות העבודה.

דוגמה אחרת: מוקדניות ועובדי טלמרקטינג – חייבים להיות אסרטיביים בניהול שיחת המכירה ולקחת עליה פיקוד ואחריות. אדם שאינו מנהל את חייו תוך לקיחת אחריות עליהם, ושליטה מלאה יאפשר לכל התנגדות של לקוח פוטנציאלי להפסיק את שיחת המכירה.

ראיון אישי ומבדקי אישיות.

כיום,  המבדקים הקיימים בשוק לרוב מנסים להעריך אינטליגנציה, יכולת למידה, כישורים טכנולוגיים ותכונות אופי. אנו ממליצים לשקול את הנושא של שימוש במבדקים שונים במבחן של עלות – תועלת. רוב המבדקים אינם זולים בכלל ולא תמיד מספקים את התוצאה לה ייחלנו.

התכונות הרצויות למועמד למשרה.

1. היכולת לקבל מידע ולדעת להתמודד איתו כהלכה ובד בבד להעביר אותו הלאה באותו אופן שבה הוא התקבל.

2. להשלים תהליך עבודה תקין, לכל משימה יש התחלה אמצע וסוף וחשוב מאוד שהעובד ידע להשלים פעולות ולא להפסיקן כשהן תלויות באוויר. ישנם עובדים אשר   מתקשים או אינם מסוגלים להשלים תהליכים ולסגור מעגלים עד תום. אנשים כאלה יתחילו משימות רבות ולא ימשיכו בהן או שלא יסיימו אותן תוך זמן סביר. אלה תכונות שליליות ביותר מנקודות ראותו של כל מעסיק. היכולת לאבחן אותן ולנבא מראש דבר קיומן הם תכונות הכרחיות למגייס. במידה והוא אינו מצליח לזהות תכונות אלו הוא עלול לגרום בעקיפין לבזבוז זמן מיותר ומשאבים רבים.

ראיון אישי הוא הדרך הטובה ביותר לתהות על קנקנו של העובד ולהחליט האם הוא האדם המתאים ביותר למשרה.

מראיין מיומן שעבר הכשרה מתאימה ולא פועל רק על סמך "אינטואיציות" , צריך תוך כדי הראיון האישי, להתרשם כיצד מתייחס המרואיין לעצמו. האם הוא שבע רצון מהישגיו אך שואף להתקדם, או שהוא כועס על כל העולם מאחר ולא הגיע לקריירה שאליה הוא שאף, או שהוא חי תמיד בחשש שמשהו יגיע אליו ויתפוס אותו לא מוכן. אבחון נכון של המרא ויוון ובחינה האם הוא מסוגל לתקשר ביום יום עם אנשים בסביבתו הוא קריטי. ע"י בדיקה נוספת של עמדות המועמד לעבודה בנושאים שונים ניתן גם לקבל הערכה ראשונית על מידת יכולתו לסיים תהליכים בהווה ובעבר.

לראיון האישי יש משקל חשוב מאוד בתהליך גיוס העובדים למשרה הנחשקת.

השמה ופיתוח עובדים

לאחר תהליך המיון והסינון, כשהוחלט שמועמד ספציפי מתאים לדרישות המשרה מתבצע תהליך השמה. בתהליך זה – ככל שמפרט התפקיד יהיה כתוב במפורט ובמדויק.  תהליך ההשמה יהיה תהליך טבעי לחלוטין. העובד קורא את הגדרות התפקיד שלו, שואל שאלות שחשובות לו, מקבל עליהן תשובות, ומתחיל בעבודה. כל מה שיש לעשות, בשלב זה, הוא לבחון באיזו מידה ובאיזו מהירות מתבצע התהליך והאם העובד עומד בלוחות הזמנים שהוקצעו לו לביצוע המשימות היומיות.